Ja, det regleras i 2a § räntelagen (1975:635).

Om köparen är en myndighet, eller annat statligt organ, förfaller en fordran till betalning senast trettio dagar efter det att säljaren framställt krav på att fordran ska betalas.

Det är inte tillåtet att avtala om längre betalningsvillkor än trettio dagar. Kortare betalningsvillkor är dock möjligt att avtala om. Hur lång kredittiden i så fall ska vara avtalas mellan myndigheten och leverantören.

Det är viktigt att myndigheten invänder om en leverantör, utan föregående överenskommelse, skickar en faktura med till exempel 15 dagars kredittid. Om myndigheten betalar en faktura efter till exempel tio eller 15 dagar brukar det anses som att myndigheten har accepterat leverantörens villkor.

Om en förfallodag inte är bestämd i förväg gäller kredittiden från det att säljaren har avsänt en räkning eller på annat sätt framställt krav på betalning av ett bestämt belopp. Är en förfallodag bestämd i förväg gäller denna. (3 och 4 § räntelagen)

En myndighet kan inte avtala bort sin skyldighet att betala dröjsmålsränta vid för sen betalning utan är skyldig att betala denna om säljaren kräver det. I sådana fall är myndigheten även skyldig att betala en förseningsersättning om 450 kronor till säljaren om denne kräver det. (4a § lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader (1981:739).

Regelverk om betalningar, bankkonton, m.m. finns i förordning (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning. Det är Riksgäldskontoret som har föreskriftsrätt till den förordningen och ESV måste därför hänvisa frågor om de reglerna, och tolkning av dem, till Riksgäldskontoret.

ESV kan svara på frågor om hur betalningar m.m. ska redovisas.

Regelverk om hantering av fordringar finns i förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Det är Kammarkollegiet som har föreskriftsrätt till den förordningen. ESV måste därför hänvisa frågor om de reglerna, och tolkning av dem, till Kammarkollegiet.

ESV kan svara på frågor om hur fordringar m.m. ska redovisas.

Utgångspunkten för redovisningen är att myndigheter bör redovisa en rättvisande lokalkostnad under hela hyresperioden. Vilket år hyresrabatten faller ut behöver alltså inte vara avgörande för när lokalkostnaden bör anses uppstå. Om en hyresrabatt erhålls första året i en avtalsperiod bör myndigheten ta ställning till om hyresrabatten är hänförbar till just det året, eller om den bör periodiseras.

Om hyresrabatten avser en kompensation för hyresvärdens underhåll av lokalerna, som medför att myndigheten inte kan utnyttja lokalen fullt ut, bör rabatten hänföras till den period som underhållet sker. Om myndigheten däremot kommer att använda lokalen på motsvarande sätt under hela hyresperioden bör rabatten normalt periodiseras under hela hyresperioden.

Det kan finnas skäl att periodisera utgifter för lokaler även av andra orsaker, till exempel om det framgår av hyresavtalet att hyresnivån under kontraktets löptid väsentligt skiljer sig åt mellan åren. Naturligtvis behöver myndigheten ta hänsyn till indexerade hyresnivåer eller om det finns andra skäl, t.ex. att myndighetens möjligheter att utnyttja lokalerna förändras mellan åren. Om det finns väsentliga skillnader i hyresnivå mellan åren, som avviker från en normal hyresreglering, bör utgifterna för lokaler alltså periodiseras under kontraktstiden.

Hyresrabatter kan erhållas exempelvis när myndigheten tecknar ett nytt hyreskontrakt. Då kan en hyresvärd erbjuda minskad hyra i till exempel ett år, istället för att sänka hyran under hela kontraktsperioden. I andra fall kan en hyresrabatt ges för att myndigheten inte kan utnyttja en lokal fullt ut under en kortare tid, exempelvis vid underhåll eller reparationer. Hyresnivån kan även av andra skäl skilja sig väsentligt mellan åren.

ESV har fått frågor från flera myndigheter om betalning av leverantörsfakturor och hantering av kundfordringar i den rådande situationen.

Riksgäldskontoret ansvarar för regelverket kring betalningar och Kammarkollegiet för regelverket kring fordringar.

Riksgäldskontoret har gått ut med följande information på sin webbplats:

”Inbromsningen i ekonomin till följd av pandemin innebär stora påfrestningar för många företag. Myndigheterna kan bidra till att företag får in likviditet snabbare genom att betala sina leverantörsfakturor så snabbt som möjligt. Huvudregeln för myndigheter är annars att betala fakturor först på sista betalningsdagen, som ett led i en god kassahållning för staten. Med detta tillfälliga avsteg från den principen kan myndigheterna bidra till en liten lättnad för företagen under rådande läge.” 

ESV har inget emot detta så länge myndigheterna följer sina ordinarie rutiner för attest och övrig kontroll av fakturor. Det ska också röra sig om betalning för något som myndigheterna fått levererat (inte förskott). Det bör också gälla förvaltningsutgifter, inte transfereringar där det kan finnas ett fastställt betalningsdatum eller att betalning sker efter rekvisition.

Även Kammarkollegiet har lagt ut information på sin webbplats om hur förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar (hanteringsförordningen) ska tolkas:

”Flytta fram förfallodag. För fordringar som ännu inte har förfallit till betalning bör en förlängd betalningsfrist ges utan att 4 § i hanteringsförordningen åsidosätts.

Medge anstånd utan skriftliga amorteringsplaner. För fordringar där förfallodagen har passerat bör anstånd (enskilda eller generella) kunna medges på grund av synnerliga skäl utan att de förenas med skriftliga amorteringsplaner.

Vid anstånd ska ränta tas ut enligt den räntesats som anges i 6 § i förordningen om det föreligger grund att ta ut dröjsmålsränta av kapitalfordran. Det är upp till varje myndighet att själv avgöra hur långt anstånd som bör medges.”

Detta innebär alltså att myndigheterna kan ändra förfallodatum på ännu ej förfallna fordringar, både fakturerade och ännu ej fakturerade. När det gäller förfallna fordringar kan myndigheterna ge anstånd. Frågor till Kammarkollegiet om tolkningen av hanteringsförordningen kan ställas till inkasso@kammarkollegiet.se.

ESV har inte någon handledning eller annat stöd för upprättandet av systemdokumentation och behandlingshistorik.

Rådet för Kommunal Redovisning har en idéskrift, Dokumentation av redovisningssystem, som ger stöd i upprättande av dokumentation som även kan vara ett stöd för en statlig myndighet. Se särskilt kapitel 7.

En myndighet får i vissa fall uppdra åt en annan myndighet eller ett företag att bevaka och driva in myndighetens fordringar. Det regleras i 12 § förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar.

Enligt de bestämmelserna får en sådan överlåtelse inte innefatta överlåtelse av själva fordran. Myndigheten ska alltså ha kvar fordran i sin reskontra eller motsvarande, och därmed i bokföringen. Kammarkollegiet tar mot bakgrund av samma regler inte upp de fordringar som de bevakar för en annan fordringsägares räkning i sin bokföring.

Redovisa fordran på gäldenären

I samband med att en myndighet uppdrar åt Kammarkollegiet att skicka inkassobrev till en gäldenär ska myndigheten, på samma sätt som om den själv skulle ha skickat inkassobrevet, öka fordran på gäldenären med inkassoavgiften. Inkassoavgiften regleras i förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. För intäkten som bokförs samtidigt ska S-kod 3182, Intäkter av övriga ersättningar, användas.

När indrivna medel betalats överför Kammarkollegiet dessa till den myndighet som har fordran. Myndigheten krediterar då både den ursprunglig fordran och fordran för inkassoavgift.

Redovisa eventuella ränteintäkter

Räntor som gäldenären blir skyldig att betala myndigheten är en ersättning för sen betalning. De ska bokföras som finansiell intäkt på S-kod 3861/S3862, övriga finansiella intäkter, om intäkterna får disponeras, eller S-kod 7071/S7072, ränteintäkter, om intäkterna inte får disponeras.

Redovisa Kammarkollegiets avgift för utförd tjänst

När en fordran lämnas till Kammarkollegiet för indrivning åtar sig myndigheten enligt avtal med Kammarkollegiet att betala den i avtalet fastslagna avgiften för indrivningen.

ESV bedömer att det är lämpligast att redovisa denna händelse som en upplupen kostnad (S2711 och S5419) till dess myndigheten får ett underlag från Kammarkollegiet eftersom myndigheten innan dess inte har haft någon utgift. Avgiften bokförs därefter som köp av inomstatliga tjänster (från Kammarkollegiet). För att den administrativa belastningen inte ska bli onödigt hög anser ESV, om det inte avser väsentliga belopp, att det räcker om myndigheten redovisar avgifterna vid bokslut.

Fordran förs över till efterbevakning

Om en gäldenär inte betalat efter inkassoförfarandet läggs ärendet på efterbevakning. När ett ärende läggs på efterbevakning debiterar Kammarkollegiet myndigheten avgiften för indrivningstjänsten (som redovisas enligt ovan). För rekommendationer avseende hantering av befarade eller konstaterade kundförluster hänvisas till ESV:s anvisningar till baskontoplanen.

Ja, om myndigheten inte får andra direktiv om hur avvecklingen ska finansieras, till exempel anvisningar och ekonomiska medel för att avveckla verksamheterna, ska avvecklingskostnaderna belasta den verksamhet där avvecklingskostnaderna uppstått.

Ett exempel på avvecklingskostnader som kan belasta den verksamhet som inte ska upphöra är en förtida uppsägning av hyresavtal för lokaler som de olika verksamheterna haft gemensamt.

Om avvecklingen innebär ökade löpande utgifter för den verksamhet som inte ska upphöra, på grund av minskat underlag att fördela de gemensamma kostnaderna, så är det inte fråga om avvecklingskostnader som ska redovisas som en avsättning utan löpande kostnader i den verksamheten.

För de leverantörsfakturor som en viss leverantör skickar återkommande i form av periodiska fakturor kan ni automatisera hanteringen, till exempel med automatisk kontering och attest. Det handlar om fakturor för fortlöpande leveranser eller förbrukning och som ofta har förutsägbara belopp.

Det finns effektiviseringsvinster med automatisk hantering av periodiska fakturor eftersom de ofta motsvarar en stor andel av det totala antalet leverantörsfakturor.

För att automatisera hanteringen av periodiska fakturor behöver ni ha ett avtal om abonnemang eller motsvarande med leverantören. Det kan till exempel vara en prenumeration, ett elavtal eller ett mobiltelefonabonnemang. Hyresfakturor kan också vara periodiska. Abonnemangen registreras i ett register (objektsregister) i e-handelssystemet och kompletteras med uppgifter om kontering, förväntade fakturabelopp (eller beloppsintervall) och periodicitet, det vill säga hur ofta de ska komma. Därefter matchas inkommande fakturor mot objektsregistret och kan konteras och om ni önskar det, attesteras med automatik.

Vid automatisk attest ska fakturor som avviker från det förväntade fakturabeloppet skickas ut i det vanliga arbetsflödet för kontroll och beslutsattest.

Automatisk attest av periodiska fakturor påverkar era rutiner och den interna styrningen och kontrollen. De regler som ni beslutar om ska hålla sig inom ramen för de krav som handlar om att den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas. Det innebär bland annat att ingen person ensam bör handlägga ett ärende som medför ekonomiska konsekvenser.

Nedan listar vi några frågeställningar samt förslag på vad ni behöver ta hänsyn till när ni planerar att införa automatattest av periodiska fakturor.

Era interna rutiner

• Hur ska processen se ut för automatattest? Vilka leverantörer ska ni välja? Vem ska fatta beslut om beloppsgränser etc.?

• Vilka beloppsgränser eller beloppsintervall ska tillämpas? Fundera över om det ska vara olika regler för olika abonnemang eller motsvarande inom samma leverantörsavtal. En anställd som reser mycket i tjänsten kanske behöver en högre beloppsgräns för sitt telefonabonnemang än en som arbetar inom stödverksamheten.

• Vem ska ha behörighet att besluta om ändringar i reglerna för ett abonnemang, till exempel att höja det fakturabelopp som ska attesteras med automatik?

• Ni bör ha rutiner för hur det ska gå till att underhålla objektsregistret, till exempel att lägga till nya abonnemang eller motsvarande. Det är också viktigt att ta bort/avsluta abonnemang i rätt tid för så att eventuella felaktiga fakturor inte attesteras med automatik.

• Vilka kontroller ska ni göra i efterhand? Hur ofta ska de göras? Hur följs ändringar i objektsregistret upp?

• Behöver era interna regelverk som exempelvis arbetsordning eller delegationsordning ändras med anledning av att ni inför automatattest av periodiska fakturor?

Leverantörerna

• Era leverantörer måste skicka fakturor som innehåller den referens, till exempel det abonnemangsnummer ni har lagt upp i objektsregistret för att fakturan ska kunna hanteras på rätt sätt med automatik och komma till rätt person vid eventuella avvikelser. Det kan vara bra att redan i upphandlingsskedet ställa krav på att alla fakturor ska ha den typen av referens.

• Om ni har leverantörer som både fakturerar periodiskt men även separat så behöver ni hantera fakturorna på olika sätt. Ni kan exempelvis ha era fakturor för den löpande städningen av lokalerna på automatattest. Om ni däremot beställer fönsterputs från samma företag bör den kostnaden faktureras separat, annars kommer fakturan hamna i avvikelsehanteringen och ni går miste om en del av effektiviseringen.

E-handelssystemet

• Det bör finnas en spårbarhet på så sätt att fakturan ska kunna kopplas till beslutet om automatattest. Spårbarheten kan till exempel uppnås genom att koppla diarienumret för beslutet om automatattest till det aktuella avtalet med varu-/tjänsteleverantören. Fakturorna i e-handelssystemet kopplas till avtalet.

• Ändringar av objektsregistret, till exempel höjning av beloppsgränser, bör kunna spåras.

Det som motsvarar namnteckningsprov kan till exempel vara en elektronisk underskrift eller elektronisk stämpel. Det ska utgöra samma kontrollmekanism som kontrollen av en fysisk underskrift.

Ordet "motsvarande" till namnteckningsprov har använts i syfte att öppna upp föreskrifterna för den tekniska utvecklingen. Vägledning om elektroniska underskrifter finns hos Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).

Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska dokumenteras i en förteckning eller motsvarande, som ska förses med namnteckningsprov eller motsvarande på förordnade tjänstemän. Det gäller enligt 32 § Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring.

Enligt 18 § i förordning (2000:606) om myndigheters bokföring så är myndigheter skyldiga att upprätta systemdokumentation och behandlingshistorik.

Systemdokumentation

Systemdokumentation ska omfatta en beskrivning som gör det möjligt att förstå hur bokföringssystemet är uppbyggt och hänger samman. Dokumentationen utgörs normalt av en samlingsplan och en redovisningsplan (kontoplan). För att förbättra överblicken och för att förstå bokföringen kan dessa behöva kompletteras genom att behandlingsregler och verifieringskedjor beskrivs. I detta sammanhang kan översiktliga beskrivningar över informationsflöden, t ex hjälpbokföringar eller försystem, och hur dessa påverkar bokföringen vara värdefulla. Beskrivningar kan också erfordras när det förekommer behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifter eller skapar helt nya bokföringsposter.

En samlingsplan utgörs av en dokumentation över bokföringssystemets uppbyggnad där sambanden mellan bokföringssystemets olika delar bör framgå och där det även ska finnas en beskrivning över de tekniska bearbetningarna.

Om myndigheten använder baskontoplanen för statliga myndigheter så räcker det att i systemdokumentationen hänvisa till den och beskriva eventuella avvikelser och egna anpassningar. Om informationen som presenteras i resultatredovisningen byggs upp från olika konteringsdimensioner måste dessa beskrivas.

Det är väsentligt att beskriva bokföringssystemet så att verifieringskedjan kan följas. Detta innebär att det ska vara möjligt att identifiera enskilda bokföringsposter utifrån räkenskapsmaterialet.

Behandlingshistorik

Med behandlingshistorik avses den dokumentation som gör att man i efterhand kan följa vilka behandlingsregler, exempelvis konteringsregler och automatkonteringar, som har tillämpats för olika bokföringsposter vid olika tidpunkter. Beskrivningar ska också upprättas över behandlingsregler som automatiskt påverkar bokföringsuppgifter eller skapar helt nya bokföringsposter.

Utöver den dokumentation som visar läget vid årets slut ska förändringar under löpande år kunna följas. Behandlingshistoriken fyller sitt syfte när den hålls aktuell och utformas så att man vid behov på ett enkelt sätt kan konstatera vilken version av kontoplan, samlingsplan, behandlingsregler mm som gällde vid en viss tidpunkt. Dokumentationen av förändringar bör avse beskrivning av förändringen och tidpunkten för dess införande. Man bör också beskriva hur arkivering av räkenskapsmaterialet sker. Både systemdokumentation och behandlingshistorik utgör räkenskapsinformation och ska arkiveras i 10 år, eller för vissa delar för all framtid, se Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2015:2).

Varje modul (del av bokföringssystemet), som t ex leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsredovisning och lönesystem, måste beskrivas var för sig. Beskrivningen ska omfatta hur registrering/bokföring/betalning sker i modulen och hur informationen överförs till grundbokföringen (huvudboken), vilka behandlingsregler som tillämpas och hur verifieringskedjan mot bokslut ser ut.

Mer om systemdokumentation och behandlingshistorik finns att läsa i Bokföringsnämndens vägledning om bokföring.

På många myndighet uppkommer frågan om hur vissa transaktioner ska redovisas - som ett bidrag (lämnat eller erhållet) alternativt som en köpt, eller såld, tjänst. Hur kan myndigheten tänka i dessa fall - var går gränsen mellan bidrag och avgift/uppdrag?

Det som är avgörande för om en transaktion ska klassificeras som ett bidrag eller som ett uppdrag är om en motprestation kan anses finnas eller inte.

En utgångspunkt för att det ska vara ett bidrag är att den part som lämnar bidraget inte ska få en motprestation av bidragsmottagaren. För transaktioner som ska redovisas som köpta eller sålda tjänster ska det däremot finnas en motprestation. En motprestation betyder i de här fallen att ett ekonomiskt värde, eller på annat sätt den direkta rätten till resultatet av mottagarens prestation, tillfaller den som har gjort utbetalningen. Exakt vad en motprestation är kan i praktiken vara svårt att avgöra.

Med bidrag avses alltså medel som ges utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner. Att en givare anger vad pengarna ska användas till, eller ställer vissa villkor, till exempel att bidraget ska användas till forskning inom ett specificerat område, innebär inte något krav på motprestation. Det räknas inte heller som en motprestation om givaren vill ha en redovisning av hur pengarna har använts i projektet eller motsvarande. 

Indikationer för bidrag respektive uppdrag

Vissa generella indikationer kan vara till hjälp för att avgöra om det föreligger en motprestation eller inte, och därmed om en transaktion ska redovisas som ett bidrag eller en avgift/ett uppdrag.

Följande är indikationer på att det kan handla om ett bidrag:

• Bidraget har ett allmänt syfte och det är svårt att hitta ett direkt samband mellan det utförda arbetet och det mottagna bidraget.

• Givaren har inte äganderätten till/kontroll över resultatet, resultatet kanske är en allmän forskningsslutsats som kan användas av många.

• Arbetet är ofta inte närmare preciserat eller styrt - givaren saknar ofta inflytande över hur uppdraget ska genomföras. Mottagaren av medlen har då ofta ganska fria tyglar till hur projektet eller motsvarande ska genomföras.

• Medlen kan betalas ut efter ansökningsförfarande, ibland i förskott.

• Bidragets storlek fastställs innan arbetet är utfört eller ens har startat, förutsatt att inte är fråga om ett fast pris enligt offert eller prislista.

• Bidragsgivaren har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört etc.

• EU-medel ska i princip ses som lämnade bidrag.

Om några av dessa ovanstående omständigheter föreligger kan det alltså tala för att det är fråga om ett bidrag. Observera alltså att det handlar om just indikationer.

Följande kan vara indikationer på att det istället handlar om ett uppdrag: 

• Givaren har äganderätten till/kontroll över resultatet.

• Arbetet kan vara villkorat eller styrt på annat vis. Att ”(mottagaren) ska utföra åtgärden X eller tillhandahålla tjänsten Y” är en indikation på uppdrag, även om åtgärden eller tjänsten tillfaller ”samhället” snarare än beställaren.

• Är av mer affärsmässig karaktär. 

Ovanstående baseras på de indikationer/tumregler som finns på sidan 4 i ESV:s handledning Erhållna bidrag och donationer.

Det är dock sällan det är "svart eller vitt" i dessa situationer och en myndighet behöver ofta göra gränsdragningar eftersom det inte finns någon entydig definition på exakt vad ett bidrag är.

ESV har inte möjlighet att i enskilda fall tydligt ta ställning till om en transaktion på en viss myndighet ska klassificeras som ett bidrag eller som en avgift/ett uppdrag (det vill säga som en köpt eller såld tjänst). Detta är något som myndigheten själv måste ta ställning till. Eftersom klassificeringen mellan verksamhetskostnad och transferering i vissa fall kan vara viktig för nationalräkenskapernas informationsbehov kan ESV ibland ge vägledning om hur klassificeringen bör göras.

Inomstatliga transaktioner

När det gäller inomstatliga transaktioner, alltså när myndigheten har mellanhavanden med andra myndigheter, ska de som huvudprincip gå via resultaträkningen. Det viktigaste i dessa situationer är att båda myndigheterna redovisar transaktionen på samma sätt. Det innebär att man kommer överens om ifall en transaktion ska ses som ett bidrag utan motprestation eller ett uppdrag med motprestation. Att myndigheterna gör lika är i praktiken snarast viktigare än att man har gjort ”rätt” i de fall där det finns en gränsdragningsproblematik. Anledningen till det är att alla inomstatliga transaktioner måste kunna elimineras i årsredovisningen för staten.

Mer information

ESV har gett ut två handledningar om bidrag, en om erhållna bidrag och en om lämnade bidrag (transfereringar). Det finns en mängd exempel i handledningarna som kan ge ytterligare information och vägledning.

Erhållna bidrag och donationer (ESV 2005:14)

Transfereringar (ESV 2011:23)

Det går också att hitta vägledning om motprestationer hos Skatteverket.

Om momsfrågor för lämnade bidrag kan ni läsa i frågan och svaret ”Ska det vara moms vid utbetalning av bidrag?”

De datum för inrapportering till statsredovisningen som anges i föreskrifterna till 21 § förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring gäller även om de infaller på en lördag eller söndag.

ESV kan dock besluta om senareläggning av en viss inrapporteringstidpunkt.

Att rapporteringen till statsredovisningen kan ha sista datum en lördag eller söndag beror på att det kan vara nödvändigt för ESV:s statistikleveranser eller prognoser. Alternativet skulle då vara att kräva rapportering senast fredagen före.

(Från den 1 januari 2021 kommer datum inte att vara reglerade i föreskrifterna utan samtliga inrapporteringsdatum att framgå på ESV:s webbplats.)

När en myndighet eller en del av en verksamhet läggs ned, eller övergår till en annan myndighet, kan särskilda kostnader för omstrukturering och avveckling uppstå. Kostnader för omstrukturering kan även uppstå när en myndighet ska omlokaliseras till annan ort.

Avvecklingskostnader (eller omstruktureringskostnader) är till exempel kostnader för uppsagd personal utan arbetsplikt eller lokaler som inte kommer att användas av myndigheten. Dessa och liknande kostnader bör bokföras som en avsättning eller skuld när ett beslut om omstrukturering eller avveckling har tagits. Det kan antingen vara regeringen eller myndigheten själv som fattar beslutet.

En avsättning ska enbart omfatta de direkta utgifter som beror på avvecklingen eller omstruktureringen. Kostnader som tillhör myndighetens pågående verksamheter eller hör samman med den framtida verksamheten ska inte redovisas som en avsättning. Någon avsättning bör därför inte göras för kostnader som exempelvis omskolning eller omplacering av den personal som stannar kvar i myndigheten eller för investeringar i nya system och liknande. Utbildning av blivande personal, eller rekryteringskostnader avser den framtida verksamheten.

Definition av och när en avsättning eller skuld ska redovisas framgår av 4 kap. 18-20 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag. 

Exempel på kostnader som bör ingå i en avsättning:

1. Framtida utgifter för lön under uppsägningstid i de fall den anställde är arbetsbefriad under uppsägningstiden. Avsättningen ska inkludera eventuella avgångsvederlag, pensionsavtal och liknande samt sociala avgifter.
   Lön för arbetsbefriad personal är en kostnad som ska bokföras direkt och redovisas mot anslaget. Får myndigheten en prestation, det vill säga om personen arbetar under uppsägningstiden ska lönen kostnadsföras löpande varje månad och redovisas mot anslaget som vanligt. Se mer om detta i ESV:s handledning om personalkostnader.

2. Hyra för lokaler som myndigheten inte kommer att använda, eller hyra ut i andra hand.

3. Återställningskostnader av olika slag, exempelvis återställning av lokal.

4. Kostnad för nedmontering och bortforsling av till exempel anläggningstillgångar.

5. Saneringskostnader.

6. Kostnad för inhyrd personal för "avvecklings- eller omstruktureringsarbete". Utför den inhyrda personalen arbeten som exempelvis nedmontering av anläggningstillgångar och liknande på grund av omstruktureringen ska kostnaden ingå i avsättningen.

7. Konsultkostnader för utredningar vid omstruktureringen som inte hör samman med den pågående och framtida verksamheten.

8. Kostnader för arkivering. Kostnader för leveranser av arkivmaterial till Riksarkivet.

Exempel på kostnader som inte bör ingå i en avsättning

1. Kostnad för inhyrd personal som ersätter personal på grund av omstrukturering. Om det är så att den inhyrda personalen ersätter tidigare personal på grund av omstruktureringen och utför motsvarande uppgifter bör kostnaden inte ingå i avsättningen.

2. Kostnader för rekrytering av ny personal.

3. Kostnader för utbildning av ny personal och befintlig personal.

4. Ersättning för resor och bostad till anställda på grund av utlokalisering av verksamheten.

5. Konsultkostnader som avser till exempel organisationsutredningar och liknande som leder fram till en framtida organisation med nya rutiner och arbetssätt. Det är inte en avvecklingskostnad utan något som myndigheten har nytta av i den framtida verksamheten.

ESV anser att när en myndighet står som konferensarrangör och andra myndigheter faktureras konferensavgifter så ska de fakturerade avgifterna betraktas som inomstatliga även om den arrangerande myndigheten anlitar ett företag som sköter faktureringen. Det anlitade företaget förmedlar bara en tjänst. Man kan se upplägget som om det vore ett kommissionärsförhållande mellan den arrangerande myndigheten och företaget, även om det rent juridiskt ofta inte uppfyller precis alla krav som ställs på ett kommissionärsavtal.

För att faktureringen ska bli korrekt ska den arrangerande myndighetens namn stå på den faktura som företaget ställer ut till de deltagande myndigheterna. Dessutom ska även den arrangerande myndighetens momsregistreringsnummer stå på fakturan. På det sättet blir det tydligt att det är just myndigheten som står som arrangör/avsändare och att företaget bara agerar mellanhand/administratör.

Eftersom det är myndigheten som är konferensarrangör ska ingen moms läggas på de fakturor som går från företaget till andra statliga myndigheter. Det är också viktigt att den arrangerande myndigheten och de deltagande myndigheterna kommer överens om att detta är att se som inomstatliga transaktioner, så att det blir rätt i motpartsredovisningen. När konferensen är avslutad och företaget fakturerar den arrangerande myndigheten är det viktigt att myndigheten bokför enligt bruttoredovisningsprincipen, det vill redovisar både intäkter och kostnader för konferensen i sin resultaträkning.