Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön, eller annan ersättning, för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult) trots att denna i vissa fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars löner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen. 

Huvudregeln vid beräkning av årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbetstid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels utifrån anställningens aktuella omfattning. Två halvtidstjänstgörande personer, som arbetat under hela räkenskapsåret, blir således en årsarbetskraft. Vid beräkning av ordinarie arbetstid ska ingen korrigering göras för vare sig intjänad eller uttagen kompensationsledighet, mertid eller övertid som tas ut i ledighet. Däremot bör övertid som tas ut i pengar läggas till i beräkningen av ordinarie arbetstid.

När ni beräknar ordinarie arbetstid gör avdrag för

• föräldraledighet med föräldrapenning

• tjänstledighet utan lön (till exempel tjänstledighet för studier eller annan anställning)

• sjukfrånvaro som överstiger 14 dagar

• frånvaro för delpension.

Ni gör däremot inte avdrag för

• betald semester

• frånvaro för vård av barn (med tillfällig föräldrapenning)

• kort sjukfrånvaro (som understiger 15 dagar)

• annan betald tjänstledighet.

Denna metod att beräkna årsarbetskrafter bör användas. Myndigheter som har stora svårigheter att ta fram uppgifter om de anställdas specifika arbetstider kan använda en förenklingsregel vid beräkning av årsarbetskrafter.

Förenklingsregeln kan användas om myndigheten bara har uppgift om totalt arbetat tid under räkenskapsåret. Årsarbetstiden för en heltidsanställd person som arbetat hela året kan då schablonmässigt antas vara 1 920 timmar. Schablonen motsvarar en arbetstid på 40 timmar per vecka och inkluderar betald semester och avdrag för ledighet vid helgdagar.

Hur en årsarbetskraft beräknas går att läsa om i ESV:s handledning om personalkostnader, avsnitt 6.1.

Den typ av repor med återköpsavtal som idag används i Kärnavfallsfondens och Insättningsgarantifondens verksamhet bör nettoredovisas per motpart i balansräkningen. En specifikation av skulder och fordringar per motpart bör göras i not till respektive post i balansräkningen.

En ansvarsförbindelse bör inte tas upp för utlåning av obligationer vid repor med återköpsavtal om myndigheten har erhållit en säkerhet på motsvarande belopp för den fordran som uppstår i samband med att återköpsavtalet ingås.

Bakgrund och beslut framgår av ESV dnr 3.7 61/2017.

ESV anser att om myndigheten tar ut garantiavgifter enligt garantimodellen finns det normalt inte någon förpliktelse som ger upphov till en ansvarsförbindelse. En förpliktelse uppstår endast när myndigheten inte förväntas kunna ta ut en garantiavgift motsvarande kostnaderna i garantiverksamheten för framtida garantiåtaganden. En sådan förpliktelse redovisas normalt som en avsättning. Om myndigheten bedömer att det inte är sannolikt att en avtalad garanti utnyttjas, och ett garantiåtagande uppstår, bör förpliktelsen redovisas som en ansvarsförbindelse.

Av ESV:s föreskrifter och handledning om avsättningar och ansvarsförbindelser framgår att ett kriterium för att ta upp en förpliktelse som en avsättning eller en ansvarsförbindelse är att det är sannolikt att ett nettoutflöde av resurser krävs för att kunna reglera förpliktelsen. När det gäller framtida garantiåtaganden ska en garantiavgift tas ut för att täcka förväntade förluster enligt 14 § förordningen (2011:211) om utlåning och garantier. Därmed uppstår inget nettoutflöde av resurser när myndigheten ingår ett garantiåtagande.

En ansvarsförbindelse bör inte heller redovisas om det finns ett garantiavtal att tillföra kapitaltillskott till ett statligt bolag eller en finansiell institution. Detta gäller om det vid ett eventuellt infriande av garantin förväntas uppstå en finansiell tillgång i redovisningen. Ett löfte att göra en investering i framtiden ska alltså inte redovisas som en ansvarsförbindelse eftersom myndigheten får en motprestation i form av en tillgång när garantin infrias.

Om en myndighet har ansvarsförbindelser ska de redovisas inom linjen i anslutning till balansräkningen. I uppställningsformen för balansräkningen framgår de tre poster som finns för ansvarsförbindelser:

Ansvarsförbindelser

1. Ansvarsförbindelser för statliga garantier
2. Ansvarsförbindelser för avhjälpande av miljöskador
3. Övriga ansvarsförbindelser

För varje post som myndigheten redovisar ska ett belopp anges. Till exempel:

Övriga ansvarsförbindelser        not x           5 000

Med utgångspunkt i försiktighetsprincipen bör det belopp som redovisas vara det högsta som kan att utfalla när/om ansvarsförbindelsen infrias. Om myndigheten redovisar någon form av medel- eller medianvärde i balansräkningen ger det enligt ESV:s bedömning inte en korrekt bild av de risker som finns för framtida utgifter och det behov av finansiering som kan uppstå.

Till varje post som myndigheten redovisar ska det finnas en not som visar vilka olika typer av ansvarsförbindelser som finns. För varje typ av ansvarsförbindelse ska myndigheten lämna följande upplysningar:

• En beskrivning av vad ansvarsförbindelserna avser
• Beloppet
• En beskrivning av osäkerheter beträffande belopp eller tidpunkt för utflöden

I beskrivningen av osäkerheter kan myndigheten förklara vilka faktorer som påverkar till exempel hur stort beloppet kan bli eller när i tiden det är mest sannolikt att det kommer att uppstå utgifter.

Reglering om redovisning av ansvarsförbindelser finns i 4 kap. 28 §, 7 kap. 46 § och bilaga 2 Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.

På sidan Redovisa ansvarsförbindelser finns mer information att få. Bland annat finns exempel på vanliga typer av ansvarsförbindelser.

Som huvudregel och löpande under året redovisar myndigheten (hyresgästen) sina inomstatliga hyreskostnader på S5021 Lokalhyror och andra lokalkostnader, utgifter, inomstatliga. Vid periodisering av hyreskostnader som avser framtida perioder använder myndigheten periodavgränsningsposten S5029 Lokalhyror och andra lokalkostnader, periodiseringsposter, inomstatliga.

Vid årsbokslut bör myndigheten, istället för att periodisera hyreskostnader på S5029, boka bort hyreskostnaden från resultaträkningen och redovisa den som en förutbetald kostnad avseende inomstatliga lokalhyror på S1613.

Med denna hantering uppstår ingen motpartsdifferens.

I S-kodsförteckningen anges under S5029 Lokalhyror och andra lokalkostnader, periodiseringsposter, inomstatliga att "För inomstatliga hyror ska koden för utgifter i samband med räkenskapsårets slut vid behov justeras så att motpartsavstämning möjliggörs". Den hantering som beskrivs ovan är ett exempel på en sådan justering.

I samband med årsbokslut ska myndigheten rapportera och stämma av de transaktioner, fordringar och skulder som har en annan statlig myndighet som motpart. Myndigheten ska också ha stämt av uppgifterna med respektive motpart och rättat skillnader mellan parternas uppgifter. Det gäller enligt 19-20 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring. Båda parter har samma ansvar för avstämning och rättelse. Periodavgränsningsposter i balansräkningen och de belopp som rapporterats på koder för periodiseringar i resultaträkningen ska inte ska ingå i motpartsavstämningen.

Underskriftsmeningen i årsredovisningen ska ha följande lydelse:

"Jag/Vi intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning".

Underskriftsmeningen antecknas omedelbart före (ovanför) underskriften(erna) av myndighetens ledning.

För en myndighet som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll ska en bedömning av den interna styrningen och kontrollen lämnas direkt före (ovanför) underskriftsmeningen med en av följande meningar;

"Jag/Vi bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten har varit betryggande under den period som årsredovisningen avser."

"Jag/Vi bedömer att det har funnits brister i den interna styrningen och kontrollen under den period som årsredovisningen avser enligt följande".

I det fall ledningen bedömer att det har funnits brister inom den interna styrningen och kontrollen ska en kortfattad redovisning av bristerna och när de har förelegat lämnas i punktform i anslutning till bedömningen.

Det finns inte någon reglering av formen för underskrifter av årsredovisningen. Föreskrifterna om årsredovisningens undertecknande är avsedda att vara teknikneutrala. De möjliggör alltså att underskrift sker fysiskt på papper eller med elektronisk underskrift. Underskrifterna ska dock, oavsett form, vara en del av handlingen årsredovisning och bevaras.

Reglerna om årsredovisningens undertecknande finns i 2 kap. 8 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och i ESV:s föreskrifter och allmänna råd till den paragrafen (2 kap. 20 § ESVFA 2022:1). Av de allmänna råden framgår att arkivexemplaret av årsredovisningen ska skrivas under senast vid den tidpunkt då revisionsberättelse ska avges. Det ska alltså vara möjligt för myndighetens revisorer att kontrollera att årsredovisningen har skrivits under innan revisionsberättelsen lämnas. Den årsredovisning som myndigheten lämnar till regeringen och övriga mottagare behöver inte vara undertecknad. 

Förutom reglerna om själva undertecknandet finns ytterligare regler som kan påverka valet av underskriftsform. En årsredovisning ska bevaras enligt bilagan till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar (RA-FS 2018:10). Om elektronisk underskrift används behöver den därmed kunna bevaras som en del av den elektroniska handling som myndigheten bevarar. 

Elektroniska underskrifter och bevarande ligger inom ansvarsområdena för Myndigheten för digital förvaltning och Riksarkivet. Ni kan hitta aktuell information på deras webbplatser.  
 

Noten kan utelämnas om det inte finns bruttovärden som går åt olika håll och som tillsammans blir noll.

Om det exempelvis finns ett överskott inom den anslagsfinansierade verksamheten och ett underskott inom den avgiftsfinansierade verksamheten som tillsammans blir noll bör en not där detta framgår finnas.

Nej, raden Årets kapitalförändring är en summeringspost som, också om den är noll, ger läsaren information om verksamhetens finansiella resultat. Raden utgör också kopplingen mellan myndighetens resultat- och balansräkning genom raden Kapitalförändring enligt resultaträkningen på balansräkningen. Den ska alltså inte tas bort även om värdet är noll.

Vilka rader som kan tas bort, alternativt ändras, framgår av 4 kap. 2 § Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag. 

Det underlättar arbetet med årsredovisningen för staten mycket om myndigheterna lämnar in årsredovisningen och slutrapporterar i Hermes innan helgen när när den 22:e infaller under helgen. Det samma gäller inansiellt utdrag när den 15:e infaller på helgen.

Om den 22 februari infaller på en lördag, söndag eller helgdag är det tillåtet att lämna årsredovisningen senast följande vardag. Det samma gäller för inlämnande av finansiellt utdrag som berörda myndigheter ska lämna senast den 15 februari, om inte något annat beslutas.

Det kan förekomma att tidigare datum än den 15 februari ska gälla för att lämna inansiellt utdrag när den 15 februari inträffar en lördag eller söndag.

Att årsredovisningen eller inansiellt utdrag kan avlämnas nästa vardag om beslutade datum för dokumenten infaller på en lördag eller helgdag följer, enligt ESV:s tolkning, av lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.

1 § Då enligt lag eller särskild författning tid skall räknas efter vecka, månad eller år, varde den dag för slutdag ansedd som genom sitt namn i veckan eller sitt tal i månaden motsvarar den, från vilken tidräkningen börjas. Finnes ej motsvarande dag i slutmånaden, varde den månadens sista dag ansedd för slutdag.

2 § Infaller den tid, då enligt lag eller särskild författning en åtgärd senast skall vidtas, på en söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton, får åtgärden vidtas nästa vardag.

Brytdagen är den 5 januari. Om det är en lördag eller söndag är brytdagen närmast föregående vardag.

Detta framgår av föreskrifterna till 10 § i förordningen om myndigheternas bokföring.

Den 5 januari är alltid trettondagsafton. Den infaller alltid dag före röd dag men betraktas inte som en lördag. Om trettondagsafton infaller på en vardag är brytdagen den 5 januari. Om trettondagsafton infaller på en lördag är brytdagen den 4 januari och om trettondagsafton infaller på en söndag är brytdagen den 3 januari.

När:

Senast den 22 februari ska myndighetens årsredovisning vara inlämnad till regeringen. Det regleras i 2 kap.1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Till vilka:

Årsredovisningen ska ställas till regeringen och skickas till berört fackdepartement.

Årsredovisningen ska dessutom lämnas till följande myndigheter/mottagare:

• Ekonomistyrningsverket

• Finansdepartementet

• Riksdagens utredningstjänst

• Riksrevisionen

• Statskontoret

Om frågor om totalförsvaret behandlas ska årsredovisningen också lämnas till:

• Försvarsdepartementet

• Myndigheten för samhällsskydd och beredskap

Hur:

Årsredovisningen ska lämnas genom elektronisk överföring. Det betyder att årsredovisningen ska skickas med e-post som en pdf-fil eller annat vedertaget filformat med motsvarande säkerhet, vilket inkluderar skrivskydd. Den elektroniska handlingen får inte vara en skannad pappersversion. Om sekretesskäl förhindrar avlämnande i elektronisk form, får myndigheten i stället lämna årsredovisningen i pappersform.

Myndigheten som skickar årsredovisningen bör i ärendemeningen i e-posten tydligt ange både vilken myndighets årsredovisning som skickas och vilket dokument som skickas (i klartext, ej förkortat), till exempel "Ekonomistyrningsverket - årsredovisning 2019".

Årsredovisningen skickas till mottagare enligt Lämna Årsredovisningen (esv.se).

Det är i överensstämmelse med god redovisningssed att kostnader för den årliga revisionen belastar det räkenskapsår som revisionen avser. Alltså att en myndighet i årsredovisningen periodiserar kostnader motsvarande beräknade revisionsinsatser för räkenskapsåret, men som kommer att utföras först under efterföljande år.

I 10 § förordning om myndigheters bokföring regleras att i samband med att den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster tas med som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter och kostnader, samt den finansiella ställningen på balansdagen. Det följer också av de grundläggande redovisningsprinciperna i 2 kap. 7 § 4 p. förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) där det framgår att intäkter och kostnader som är hänförliga till räkenskapsåret ska tas med oavsett tidpunkten för betalning.

Myndigheten ska på ett tillförlitligt sätt beräkna kostnaderna för revisionsarbetet. Om det är svårt att exakt beräkna de framtida kostnaderna för den årliga revisionen kan myndigheten göra en uppskattning som baseras på information som finns tillgänglig när årsredovisningen upprättas, till exempel vad revisionskostnaden uppgick till föregående år, eller be Riksrevisionen om en uppskattning av kostnaderna.

De generella bestämmelserna om väsentlighet, som innebär att oväsentliga belopp inte behöver periodiseras, gäller även revisionsarvoden.

Samma resonemang om periodisering bör tillämpas på köpta tjänster för upprättande av en myndighets årsredovisning, till exempel Statens servicecenters tjänster. Myndighetens eget arbete med att upprätta årsredovisning ska inte periodiseras. Detta framgår inte uttryckligen i FÅB men följer av god redovisningssed.

Om en myndighet inte tidigare har periodiserat revisionskostnader, men borde ha gjort det, kommer myndigheten det år som periodisering görs första gången att redovisa dubbla revisionskostnader, det vill säga både föregående och innevarande års revisionskostnader för granskningen av årsredovisningen.

Myndigheter har flera olika mellanhavanden med SPV i samband med årsbokslutet. Här specificerar vi vad som gäller för de olika premierna.

Förmånsbestämd pension PA 03 och PA 16

Fakturan för december kommer att vara myndigheten tillhanda senast på brytdagen. Förfallodagen är 31 januari nästkommande år. Fakturan ska bokföras som en inomstatlig leverantörsskuld (S2561), med motpart SPV. Kostnaden, inklusive den särskilda löneskatten, ska rapporteras på S4122 (som har SPV som automatisk motpart). Eventuella periodiseringar rapporteras på S4129.

Preliminära PA-91 premier

I bokslutet ska skulden för december rapporteras på S2563 och inte på S2561. Förfallodag för betalningen är i mitten av januari nästkommande år.

Direktdebiterade pensioner

Fakturor för till exempel pensionsersättning och delpension, där myndigheten som arbetsgivare blir fakturerad hela kostnaden, kommer i början av januari och gäller pensioner för januari månad. Ingen skuld för dessa ska alltså finnas i årsbokslutet.

Premiebestämd pension PA 16

Fakturan för december kommer att vara myndigheten tillhanda elektroniskt (eller på papper) kring den 20 december och förfaller inom ett par dagar. Ingen skuld för premiebestämd pension ska därför finnas i årsbokslutet. Kostnaden rapporteras på S4131.

Kåpan PA-91 och Kåpan Plus

Avgifter för Kåpan PA-91 och Kåpan Plus är utomstatliga och rapporteras på S4131 med periodiseringar på S4139.

Övriga fakturor från SPV

Andra fakturor från SPV som kommer före brytdagen (exempelvis kursavgifter, engångspremier) ska hanteras som vanliga inomstatliga leverantörsfakturor och rapporteras på S2561 med SPV som motpart.

Premier till andra bolag

Om myndigheten betalar pensionspremier eller andra lönerelaterade avgifter till en annan försäkringsgivare än SPV, ska detta rapporteras på S4161/S4169. Det ska alltså inte förekomma några motpartsmellanhavanden med SPV för sådana premier.

För några S-koder (statliga inrapporteringskoder) är den automatiskt satta motparten i Hermes Riksgäldskontoret (RGK) eller Statens tjänstepensionsverk (SPV). Det gäller S-koder där det bokförda beloppet med största sannolikhet avser någon av dessa två myndigheter eller där merparten av beloppet sannolikt avser dessa motparter. Belopp på de S-koderna som inte avser RGK eller SPV måste omfördelas på rätt motpart. Nedan specificeras de S-koder som har RGK eller SPV som förinställd motpart i Hermes.

Längst bak i dokumentet Statliga inrapporteringskoder (S-koder) finns en förteckning över S-koderna och deras benämningar. De S-koder som är markerade med en asterisk (*) ska motpartsrapporteras i Hermes. Det finns några ytterligare S-koder som visserligen är inomstatliga, men som bara kan ha en och samma motpart. Det gäller koder för skatter som oftast har Skatteverket som motpart. Dessa ska inte (och kan inte) motpartsredovisas i Hermes.

Årsredovisningen ska skrivas under av den eller de personer som är myndighetens ledning vid den tidpunkt som årsredovisningen ska lämnas till regeringen.  

Det finns inte några särskilda regler om undertecknandet av årsredovisningen när ledningsformen för en myndighet ändras. Regeringen kan särskilt besluta att en entledigad styrelse eller myndighetschef ska ha ett fortsatt ansvar för årsredovisningen om den bedömer att det finns anledning till det. Annars gäller att det är myndighetens ledning när årsredovisningen lämnas som ska underteckna årsredovisningen.

Reglerna om årsredovisningens undertecknande finns i 2 kap. 8 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och 2 kap. 20-22 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.