Följ upp rätt saker för ett effektivt främjandearbete

Det är en utmaning att följa upp och utvärdera resultaten av arbetet i ett främjande uppdrag. Men det är viktigt för en organisation att ta reda på om dess prestationer, som utbildningar eller informationsmaterial, leder till avsedda effekter – exempelvis beteendeförändringar som bidrar till syftet med verksamhetens uppdrag.

Att planera för att följa upp effekterna skapar också incitament för att faktiskt genomföra aktiviteter inom uppdraget. På så sätt kan man säga att uppföljningen kan vara en del av genomförandet.  

Sätt mål för aktiviteterna

Uppföljningen bör omfatta både kvantitativa och kvalitativa mätningar för att ni ska få insikt i prestationernas påverkan på både kostnader och effekter. För att kunna göra en meningsfull utvärdering behöver ni sätta specifika mål för myndighetens aktiviteter och klargöra vad som behöver mätas när det gäller kvalitet och kostnad för att kunna bedöma måluppfyllelsen.

När myndigheten genomför utbildningar är det viktigt att fastställa tydliga mål för dem. Det första steget i en beteendeförändring är att få nödvändiga kunskaper eller färdigheter för att kunna ändra sitt beteende. Det går att mäta. Så ett möjligt mål kan vara att definiera vilken kompetens som utbildningen ska ge deltagarna och till vilken kostnad.

För att skapa mätbara mål kan ni använda en mognadstrappa som specificerar olika nivåer av kunskap eller färdighet. Målet för utbildningen kan då vara att deltagarna når en särskild nivå i mognadstrappan.

Nollmätning underlättar uppföljningen

För att kunna mäta en förändring bör ni göra någon form av nollmätning, vilket går att göra på olika sätt. Ett sätt är att fråga målgruppen vilken kunskap den har inom det område myndigheten har att främja, och vad de vill ha mer av för att bidra till den förändring som är syftet med uppdraget. Resultatet av en sådan undersökning går sedan att följa upp genom att undersöka målgruppernas kunskap på nytt efter att myndigheten har genomfört ett antal av de efterfrågade insatserna.

För exemplet med målet att deltagare på en utbildning ska nå upp till en nivå i en mognadstrappa kan ni göra en nollmätning genom att inledningsvis be deltagarna att göra en självskattning av vilken nivå de befinner sig på. Uppföljningen kan sedan vara att låta deltagarna göra en ny självskattning efter utbildningen.

Anpassa aktiviteterna efter uppdragets syfte och målgruppens behov

När ni utformar era aktiviteter är det viktigt att utgå från både syftet med myndighetens främjandeuppdrag och behoven hos målgruppen. Om ni planerar utbildningsinsatser behöver ni med andra ord anpassa insatserna så att de är relevanta för deltagarna, se till att det finns ett faktiskt behov av den kunskap ni förmedlar och att deltagarna kan ta till sig kunskapen och använda den.

I en utbildning kan ni visa på vilka konsekvenser ett felaktigt agerande kan leda till. En sådan förståelse kan öka incitamenten hos deltagarna att genomföra de förändringar och den utveckling de behöver göra i sina verksamheter. Men det är bra att förtydliga att det är den verksamhet som ska genomföra en förändring som behöver äga processen och driva den framåt. Det kan ni inte göra som utbildare.

Det är viktigt att hitta kopplingarna mellan kunskapen och förmågan och de förändringar som man behöver göra i den egna verksamheten. Ibland behövs också mer praktisk handledning efter en utbildningsinsats för att omsätta kunskap till praktik, och se till att saker händer i verksamheten. En möjlighet är att som främjande myndighet gå in och stötta det faktiska utvecklingsarbetet i en specifik verksamhet efter en utbildningsinsats, exempelvis genom workshoppar.

Om ni har tagit fram en mognadstrappa kan ni komplettera den med en utvecklingsplan som visar på vilket informationsmaterial eller övriga insatser ni som främjande myndighet kan erbjuda medarbetare på de olika nivåerna.

Få hjälp av Bollplanket med styrningsfrågor

Den här artikeln bygger på diskussionerna under det första tillfället för Bollplanket, som är ESV:s mötesplats för erfarenhetsutbyte om styrningsrelaterade frågor. Över 70 deltagare från olika myndigheter diskuterade hur Statskontoret kan följa upp effekterna av aktiviteterna inom ramen för sitt uppdrag att främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten, samt vad som krävs av en utbildningsinsats för att den ska leda till en beteendeförändring.

Har du en styrningsrelaterad fråga som du skulle vilja diskutera på ett Bollplanks-webbinarium? Skicka en förfrågan till esvforum@esv.se. ESV bokar sedan in ett kort avstämningsmöte med dig för att bolla upplägg, inramning och tidpunkt.