Förebygga oegentligheter i verksamheten
Myndighetens ledning ansvarar för att processen för intern styrning och kontroll förebygger att verksamheten utsätts för korruption, otillbörlig påverkan, bedrägeri och andra oegentligheter. Det framgår av 2 § andra stycket förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, som myndigheter med internrevision ska tillämpa.
Risken för oegentligheter innefattar exempelvis om myndighetens medarbetare är jäviga i beslut eller handläggning. Det handlar om att verksamheten inte är saklig och opartisk enligt 5 § andra stycket förvaltningslagen (2017:900). Det motsatta är det oönskade att verksamheten utsätts för oegentligheter.
Förebygga risken för oegentligheter
Oegentligheter är väsentliga risker som myndigheten ska vidta åtgärder för att förebygga. Förebygga innebär här att löpande utveckla verksamheten i syfte att minska risken för oegentligheter. Det är inte en viss nivå på risken som är accepterad, även fast verksamheten bedrivs med en risk. I praktiken innebär det att myndigheten behöver arbeta enligt ”ständiga förbättringar”.
En myndighet kan förebygga oegentligheter på olika sätt. Här ger vi några exempel:
- Fördelningen av uppgifter på organisatoriska enheter och personer ordnas så att ingen person ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser.
- Grundläggande är att en person inte får besluta i ett ärende som medför betalning till, eller på annat sätt gynnar, vederbörande eller närstående fysisk eller juridisk person.
- Samma person ska inte heller svara för den fysiska förvaltningen av tillgångar och samtidigt svara för redovisningen av dessa.
Detta framgår av 32–36 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:2) om myndigheters bokföring.